Cómo crear una base de datos con Excel

Excel es un programa con funciones limitadas pero extremadamente útil. Si para tu trabajo o negocio familiar requieres una base de datos sencilla, sin duda este programa de Office es tu mejor opción.
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Aquí te enseñamos cómo crear, a partir de una simple serie de datos introducidos en tu hoja de cálculo, una tabla que te servirá para ordenar toda la información que desees.

Además, te vamos a explicar cómo introducir nuevas hileras de datos de la forma más fácil, para que sean tus propios clientes quienes introduzcan la información en una pantalla vertical en lugar de escribir directamente sobre la tabla.

Pasos para crear una base de datos con Excel

1. ¿Cómo saber si una base de datos de Excel es para ti? Éstos son varios ejemplos de casos en los que puede resultarte útil.

• Si tienes una tienda de abarrotes, o cualquier tipo de tienda en el que tengas un inventario, crear tu base de datos en Excel te permitirá organizar la información de tus productos por precio, existencias, categorías de consumibles y cualquier otro tipo de clasificación que uses en tu tabla.
• Si eres un maestro y necesitas llevar el control de la asistencia de tus alumnos, sus calificaciones, bitácoras de evaluaciones continuas y demás datos escolares, una base de datos en Excel también funciona para ti.
• Si tienes un negocio en el que manejes una lista de clientes que deseas registrar para mantener el contacto con ellos, como una agencia de viajes, o una clínica veterinaria, la opción de una tabla de datos complementada con un formulario para introducir la información de nuevos clientes te será muy provechosa.

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2. Para iniciar tu base de datos, tienes dos opciones: importar los datos de un archivo de texto, si son muchos datos y ya los tienes en la computadora, o bien introducirlos manualmente si son muy pocos y más bien planeas ir agregando datos directamente en Excel, conforme lo vayas necesitando.

3. Puedes importar los datos desde Word, o si están en algún otro programa, necesitarás copiarlos a Word y guardarlos como un archivo .txt; en ambos casos tienes que separar cada entrada en un renglón que equivale a una fila de Excel, con las columnas marcadas por comas.

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• Veamos un ejemplo: tienes una colección de memorias USB, y deseas registrarlas para recordar su capacidad, cuánto te costaron, en qué año las adquiriste y de qué marca eran.
• Si tus datos los tienes en una tabla de Word, puedes sólo copiar la tabla completa y pegarla en Excel. Se convertirá en automático al formato de celdas.
• Si tus datos están sueltos en Word o en algún otro programa, tienes que acomodarlos por renglones.
• El primero debe tener a tus encabezados de categoría separados por coma, en este caso:

• Ahora acomoda tu primera fila de datos entre comas: 5gb, 240, 2003, kingston
• Después de agregar tus tres primeras filas de datos tu hoja de Word debe verse así:

• El siguiente paso es ir al menú Archivo, seleccionar ‘Guardar como’, y entre las opciones de archivo elegir ‘Texto sin formato (.txt)’. Si tu texto tiene caracteres especiales, como acentos y la letra ‘ñ’, te recomendamos copiar y pegar primero al bloc de notas, y ahí sí guardar como txt.
• Ahora abre Excel, coloca tu cursor sobre la celda donde quieres que inicie tu tabla y busca la pestaña Datos en la cinta de menús.
• Ahí deberás dar clic en ‘Desde texto’ en el apartado ‘Obtener datos externos’, que está al principio del menú de Datos.
• Deberás pasar por tres pasos. En el primero, selecciona la opción ‘Delimitados’; en el segundo, marca sólo la casilla de ‘Coma’ entre la lista de posibles separadores; en el último paso no cambies nada, sólo da clic en ‘Finalizar’.
• Listo, ya tienes tu tabla de datos en Excel. Ahora vamos a convertirla en una base de datos más funcional.
• Selecciona todas las celdas que abarcan tus datos, incluyendo los encabezados.
• Ve a la pestaña ‘Insertar’ en la cinta de menús, y elige, nuevamente entre los primero íconos, el que dice ‘Tabla’. Da clic en ‘Aceptar’ y verás una advertencia diciéndote que vas a romper la conexión de datos externos (el archivo txt que importaste) para convertir los datos de la hoja en una tabla de Excel. Confirma que es lo que deseas hacer para completar el proceso.
• Tu base de datos interactiva acaba de aparecer en un diseño de colores azules. Cada encabezado tiene ahora una pequeña flecha hacia abajo para desplegar opciones de organización de datos. Puedes ordenar por orden numérico o alfabético, tanto ascendente como descendente. También puedes crear un filtro de texto, seleccionando un dato en esa columna que sea el único que se muestre. Por ejemplo, en nuestra tabla de memorias USB, para ver sólo las fabricadas en 2007, puedo ir al encabezado ‘año’ y dejar marcada sólo la casilla ‘2007’ entre la lista de filtros de texto.
• Observa que entre las pestañas de Menús se agrega el de Diseño, desde el que puedes elegir otras combinaciones de colores y cambiar el tamaño de la tabla. Las funciones más avanzadas no las necesitarás.

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4. Ahora aprendamos a crear una base de datos agregando nuevas entradas desde el mismo Excel.

• Comienza por crear una tabla sencilla con dos filas, en la primera todos los encabezados y en la segunda la primera entrada de datos, que será la única que introduzcas moviéndote con el cursor columna por columna.
• Ve al menú Insertar, y selecciona ‘Tabla’ de nuevo.
• Cuando aparezca tu tabla interactiva, colócate en la posición de la última celda de datos de tu tabla (la esquina inferior derecha). Toma en cuenta que este método también funciona para añadir nuevas entradas a una tabla ya armada que debe actualizarse, como la que vimos en el primer caso al importar desde Word.
• Estando en esa última celda de la tabla presiona la tecla Tab (con la que haces una sangría en Word, aparece en la mayoría de teclados con dos flechitas apuntando en direcciones opuestas).
• Al presionarla pasarás a una nueva fila de datos, que puedes ir llenando presionando Tab para pasar de uno a otro cuando termines de llenar cada campo. Así puedes llenar varias filas rápidamente ya que al llegar al final de cada una la tecla Tab creará automáticamente una nueva fila.

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5. Pero la opción verdaderamente interesante es agregar nuevas entradas de datos con un formulario interactivo. Para esto, primero necesitas agregar el botón ‘Formulario’ a la cinta de opciones.

• Abre el menú Archivo, y en la columna derecha, al final de todos los archivos recientes, encontrarás un botón pequeño que dice ‘Opciones de Excel’.
• Entre las secciones de la izquierda, elige ‘Personalizar’.
• Se abrirá un cuadro de diálogo con una columna a la izquierda llena de botones que puedes agregar a la lista de botones visibles, del lado derecho.
• Al principio de la columna con la lista de botones hay un menú desplegable que de inicio está en la opción ‘Comandos más utilizados’. Deberás cambiarlo a ‘Comandos que no están en la lista de opciones’, y ahí encontrarás el de ‘Formulario’.
• Colócate en cualquier celda de tu tabla y presiona el botón ‘Formulario’, que ahora está disponible a un lado de los botones de Deshacer y Rehacer.
• Aparecerá un formulario con los títulos de tus encabezados de datos desplegados en una lista y campos de texto a la derecha. Se abre automáticamente en la primera entrada, y puedes revisar todas y navegar entre ellas usando los botones ‘Buscar anterior’ y ‘Buscar siguiente’.
• Para crear una nueva entrada, simplemente da clic en ‘Nuevo’. Puedes rellenar los campos moviéndote entre ellos con el cursor o con la tecla Tab.
• Cuando termines una entrada, presiona la tecla Enter. Automáticamente aparecerá una fila más en tu base de datos con la nueva entrada, y el cursor regresará a un formulario en blanco para seguir llenando todas las entradas que desees.

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