Una carta formal es la herramienta que te permite establecer una comunicación oficial con otra persona, ya sea para dirigirle una petición, una oferta de servicios, un reclamo, una consulta o una notificación. Al redactar una carta formal y enviarla, la otra persona entenderá que esperas una respuesta en los mismos términos oficiales.
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Si los términos que expones en tu carta son razonables, y te aseguraste de expresarlos con formalidad y cortesía, recibirás tu respuesta en forma pronta y favorable.
Foto de Dplanet:: con licencia CC BY 2.0.
Pasos para redactar una carta formal
- El primer elemento que debe tener una carta formal es la fecha. Puede ir colocada en la parte superior izquierda o derecha de la hoja, dependiendo de cómo se acostumbra escribirla en tu región. Revisa cartas formales que tú hayas recibido (por ejemplo, de un banco) para fijarte en estos detalles de posición en la hoja.
- Debajo de la fecha debes escribir la ciudad y país en las que estás escribiendo la carta. Si vas a enviar tu carta por correo postal, también debes incluir tu dirección postal o la de tu empresa.
- Después de la fecha y lugar de envío de la carta, debes escribir una referencia o asunto. Esta parte es una frase corta que describa el motivo por el que envías la carta, y es especialmente útil cuando envías tu carta a una persona o una oficina que debe manejar muchos documentos diariamente y atenderá más rápido tu comunicado si sabe cómo clasificarlo de inmediato.
- Toma en cuenta que en algunos países se estila incluir la referencia o asunto hasta después de haber escrito los datos del encabezado que explicamos más abajo. Sin embargo, no es un asunto de vida o muerte: mientras escribas la referencia en alguno de estos dos puntos de la hoja, se apreciará que lo incluyas y que respetes los elementos formales de una carta.
- Un buen consejo para resaltar la referencia y que el lector pueda identificarla de inmediato, es escribir esa palabra en negritas. Aquí hay dos ejemplos posibles para exponer el motivo de la carta, ya sea como referencia o como asunto:
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Referencia: Continuación del trámite hipotecario con clave #763.
Asunto: Solicitud para instalar puesto en la feria municipal.
- A continuación, después de dejar un par de renglones de espacio en blanco, se escribe el encabezado: el nombre de la persona o institución a quien estás dirigiendo la carta.
- Intenta siempre saber el nombre de la persona que recibirá tu carta, así como su título. La mayoría de las veces se usa el título profesional en lugar de Señor o Señora, pero esto también varía dependiendo de las convenciones en tu país.
- A continuación se escribe el cargo de la persona a la que te diriges, pero si sólo tienes el nombre de la empresa o institución, intenta averiguar a qué departamento u oficina interna debes dirigir la carta.
- Termina el encabezado con la palabra Presente en mayúsculas o minúsculas si así se acostumbra en tu país. Es una fórmula de cortesía, así que aun si no es lo convencional en tu ciudad, será bien vista.
- Recuerda que entre cada renglón del encabezado no es necesario escribir puntos. Aquí hay un ejemplo de cómo se verían los datos completos:
Ing. Arturo Mena Robledo
Director del Departamento de Bosques
Secretaría del Medio Ambiente
PRESENTE
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- El siguiente paso, de nuevo después de dejar un par de renglones de espacio en blanco, es escribir es un saludo y un resumen del objetivo con el que escribes la carta. Debe ser algo muy breve: 2 o 3 renglones a lo sumo.
- Se puede iniciar el saludo repitiendo el nombre de la persona a la que dirigiste la carta en el encabezado, o se puede iniciar directamente el primer párrafo de la carta con una sangría. Veamos los dos ejemplos:
Ejemplo 1
Ing. Arturo Mena Robledo
Director del Departamento de Bosques
Secretaría del Medio Ambiente
PRESENTE
Estimado Ingeniero Mena:
Aprovecho la oportunidad de escribirle esta carta para saludarlo de manera cordial, y exponer a la atención del departamento ambiental que usted dirige el mal uso que se está haciendo del espacio para acampar en el bosque federal de León, Guanajuato.
Ejemplo 2
Lic. Isabel Vázquez Requejo
Gerente de Ventas
Compañía de Elevadores de Bogotá
PRESENTE
A través de esta carta tengo el placer de expresarle mi más cordial saludo y solicitar su atención para obtener la cotización de un elevador con capacidad para 10 personas, que la institución escolar a la que represento planea instalar en un edificio de cuatro plantas.
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- En el siguiente párrafo de tu carta, debes dar detalles sobre el asunto que ya resumiste en el párrafo de apertura. Debes seguir siendo directo, pero ser lo suficientemente específico para no generar dudas y que todo quede claro para quien está leyendo tu carta.
- En el ejemplo del reporte de mal uso en un espacio forestal, debes indicar la localización exacta en la que has observado el problema, en qué han consistido las prácticas indebidas de las personas que visitan el bosque, en qué fechas se han producido estos percance, y cualquier otro dato que sea de utilidad para que las autoridades revisen la situación.
- En el ejemplo de la solicitud de cotización de un elevador, debes mencionar cuándo tu institución está interesada en efectuar la compra, si tienen algún requerimiento especial o preferencia por un modelo de elevador, si necesitan que el presupuesto incluya la instalación de parte de la empresa de elevadores o sólo el traslado hasta el lugar en el que ustedes se encargará de instalarlo, y en este último caso, dónde está ubicado el edificio en el que se va a montar el ascensor.
- En general, este párrafo te ayuda a dar los detalles específicos que ayudan a que tu carta obtenga la respuesta que deseas. Si es una queja por un producto o servicio, debes dar todos los detalles sobre tu compra y las condiciones en las que ha fallado o incumplido con las expectativas. Si deseas obtener un permiso de vacaciones, una autorización para ocupar instalaciones públicas, o cualquier otra solicitud que tenga fechas específicas, es importante que las menciones aquí para que la persona encargada de aprobar la petición cuente con el tiempo necesario para tomar las medidas apropiadas.
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- Finalmente debe incluirse un párrafo de cierre, en el que agradece la atención y tiempo dedicados a leer tu carta. Asegúrate de mencionar que esperas contar con el apoyo o respuesta sobre el tema que acabas de exponer.
- Inmediatamente después se escribe una despedida de cortesía, seguida de tu nombre y tu firma. Recuerda que las palabras excesivas nunca son bien vistas en una carta formal, así que usa la cordialidad justa y no intentes exagerar.
- Para terminar con la guía, veamos algunos ejemplos típicos de cierre:
Ejemplo 1
Habiendo comunicado la importancia de estos eventos, no me queda más que agradecer su tiempo y atención a estas líneas. Quedo a su disposición para seguir tratando el tema en la manera en que usted juzgue apropiada.
Cordialmente,
Jaime Flores Jaramillo
Ejemplo 2
Agradezco de antemano su tiempo para tomar en consideración la solicitud de permiso que por este medio le he comunicado. Me despido, quedando a su disposición y en espera de su gentil respuesta.
Un saludo cordial,
Leticia Paniagua
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Consejos
- Antes de enviar o entregar la carta, revísala varias veces. Dásela a leer a alguien más para asegurarte de que resulte fácil de entender, porque tú tienes el asunto muy claro en tu cabeza, pero quizá no te hayas explicado lo suficientemente bien para alguien que no está enterado del tema.
- Revisa muchas veces la ortografía. Usa el corrector de Word pero no confíes solamente en él: si tienes dudas sobre una palabra, búscala en el diccionario. Presta atención especial a los verbos y las palabras que pueden escribirse en forma parecida pero tener significados distintos sólo por un cambio de letra o un acento faltante: Por ejemplo, ‘rallar’ y ‘rayar’, ‘haya’ y ‘aya’, ‘público’ y ‘publico’. Estos pequeños detalles ortográficos pueden significar mucho en la impresión que le vas a causar a la otra persona.
